Für viele Mitarbeiter gehören Dienstreisen hin und wieder zum Arbeitsalltag. Umso wichtiger ist es, dass alles reibungslos funktioniert. Eine gute Vorbereitung der Geschäftsreise ist Grundvoraussetzung dafür.

Die Vorbereitung einer Geschäftsreise

Es ist sinnvoll, bereits lange Zeit vor der Dienstreise einige Formalitäten erledigt zu haben, da diese einige Zeit in Anspruch nehmen. Dies gilt besonders dann, wenn man in das Ausland fahren muss. Die folgende Checkliste mit vielen Tipps soll die Planung erleichtern.

  • So müssen notwendige Unterlagen wie Ausweis oder Reisepass noch seine Gültigkeit haben.
  • Je nach Land muss auch ein Visum beantragt werden. Diese bekommt man in den jeweiligen zuständigen deutschen Auslandsvertretungen und sollten so früh wie möglich gestellt werden. Viele Länder nehmen an dem ESTA Programm (auch Elektronischen System zur Einreisegenehmigung) teil, welches die Einreise unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne ein Visum erlauben. Infos dazu gibt es im Internet.
  • Sinnvoll sind weiterhin eine Auslandsversicherung. Diese bietet jede große Versicherung an, ein Vergleich ist sinnvoll.
  • Einen Auslandskrankenschein oder die europäische Krankenversicherungskarte wird benötigt, falls man im Ausland medizinische Hilfe benötigt. Eine wohlüberlegte kleine Reiseapotheke kann bei kleineren Wehwehchen nützlich sein.
  • Da hin und wieder auch Gepäck verloren gehen kann, wäre auch eine Gepäckversicherung angebracht, wenn man wertvolles Equipment mit sich führt.
  • In einigen Ländern sind bestimmte Impfungen vorgeschrieben, es ist also auf die Aktualisierung des Impfpasses zu achten.
  • Bei der Buchung letztendlich sind auf die jeweiligen Anreise- und Stornobedingungen zu achten. Wird am Zielort ein Mietwagen benötigt? Dann sollte man prüfen, ob der Führerschein noch gültig ist und in diesem Land akzeptiert wird. Ansonsten sollte man sich nach Ausweichzügen oder -flügen erkundigen, falls es zu Ausfällen oder Unregelmäßigkeiten im Fahrplan kommen sollte.
  • Die vorab genau durchdachte Reisekasse ist ebenfalls wichtiger Bestandteil bei der Vorbereitung auf eine perfekte Geschäftsreise, um zum Beispiel im Ausland nicht plötzlich ohne die benötigten finanziellen Mittel dazustehen. Außer Bargeld und Kreditkarten sind gegebenenfalls Travellerschecks eine gute Möglichkeit, um gegen Diebstahl vorzubeugen und finanziell jederzeit flüssig zu bleiben. Viele Unternehmen besitzen firmeneigene Kreditkarten, die man auf Geschäftsreisen verwenden kann. Ist dies nicht der Fall, benutzt der Mitarbeiter meist seine eignen Kreditkarten und rechnet im Nachhinein die Spesen und Ähnliches im Unternehmen ab. Dabei ist es jedoch wichtig zu wissen, ob das Unternehmen mit dieser Art der Abrechnung einverstanden ist und welche Kosten es letztendlich überhaupt übernimmt.
  • Wer auf Dienstreisen selbst Präsentationen oder Vorträge halten muss, kann nicht immer davon ausgehen, dass man dort alle technischen Bedingungen vorfindet, die man auch benötigt. Daher sollten die technischen Begebenheiten vor Ort abgeklärt werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Gegebenenfalls muss man sich selbst um Hilfsmittel wie Projektor, Flipchart oder Laptop kümmern.
  • Wer eine Weile nicht an seinem Arbeitsplatz ist, sollte seine Geschäftsreise gut organisieren. Dazu gehört unter Umständen: die E-Mails umleiten oder eine E-Mail Abwesenheitsnotiz erstellen; sein Telefon umleiten oder seinen Anrufbeantworter neu besprechen; eine Vertretung benennen; Vollmachten ausstellen.
  • Den Koffer richtig packen

    Für Geschäftsreisen ist auf jeden Fall ein abschließbarer Koffer von Vorteil, um wichtige Betriebsunterlagen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. So gibt es spezielle Piloten-Koffer und Business-Trolleys, die für das Handgepäck geeignet sind und somit immer in der Nähe und im Blickfeld des Reisenden verbleiben können. In einen solchen Trolley gehören alle wichtigen persönlichen Dokumente sowie die eventuell vorhandenen sensiblen firmeninternen Unterlagen. Für die Garderobe selbst genügt dann ein Koffer, der an der Gepäckabgabe aufgegeben wird. Geht dieser dann verloren, so ist es zwar sehr ärgerlich, aber noch immer kein Beinbruch, da sich keine wichtigen Dokumente oder die finanziellen Mittel darin befinden. Ein neues Businessoutfit lässt sich im Notfall auch im Ausland schnell neu organisieren, sofern sich nicht die Zahlungsmittel in ihm befinden. Wichtigster Bestandteil des Handgepäcks ist also die Dokumentenmappe, in der alle notwendigen Unterlagen griffbereit beisammen sind. Dazu zählen:

    • Der Ausweis beziehungsweise der Reisepass
    • Das Visa, Transitvisa oder ESTA
    • Das Flug- oder Bahnticket mit Sitzplatzreservierung
    • Krankenversichertenkarte für das Inland bzw. das Ausland
    • Die jeweiligen Reservierungsbestätigungen von Flug, Hotel und Mietwagen
    • Die Zahlungsmittel wie Kreditkarte, EC-Karte sowie Bargeld und Reisechecks
    • Den internationalen Führerschein
    • Die ADAC Plus Karte
    • Die Vignetten bei Auslandsfahrten, sofern man mit dem Mietwagen unterwegs ist
    • Ein europäischer Unfallbericht
    • Der Terminkalender, um alle wichtigen Daten im Blick zu haben

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    In den großen Koffer gehört neben der Garderobe, die für das Klima sowie den Anlass passend sein sollte, auch noch einmal alle wichtigen Dokumente und notwendigen Unterlagen in Form von Kopien. So ist man doppelt abgesichert, falls etwas verloren gehen sollte. Große und sperrige Gegenstände wie Schuhe sollten zuerst in dem Koffer verstaut werden. Mit der richtigen Falttechnik spart man Platz ein und verhindert gleichzeitig auch das Zerknittern der Kleidung. Dabei jedes Wäschestück einzeln zusammenrollen und nebeneinander verstauen. Im Internet findet man Schritt-für-Schritt Erklärungen, wie man einen Koffer platzsparend und weitestgehend knitterfrei packen kann.

    Und zum Schluss noch ein allgemeiner Hinweis: In fremden Ländern gelten manchmal andere Regelungen. Das gilt nicht nur für die Bekleidung, sondern auch, was das Verhalten angeht. Wer nicht unangenehm auffallen möchte, sollte sich daran halten.

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